„Früher hatte ich viel Arbeit mit meinen Angeboten und meinen Rechnungen. Heute reichen wenige mouseclicks für Angebote, Rechnungen und Buchungen. Gezeigt hat mir das Steffi Krüger mit dem Programm LexOffice. Jetzt bekomme ich automatisch einen Reminder, wenn ein Kunde mal nicht pünktlich zahlt und schon allein dafür hat sich die Beratung gelohnt. Endlich habe ich mehr Überblick über meine Unternehmenszahlen und das Zettelchaos hat ein Ende. Danke an Steffi Krüger Consulting.“
Bettina Hoffmann – betti spricht und textet –
Überblick und Struktur für die Buchhaltung: Digitale Lösung – einfach erklärt und eingerichtet.
Viele Unternehmerinnen und Unternehmer verbringen viel Zeit damit, händisch Belege zu sortieren oder um herauszufinden, welche Kunden noch bezahlen müssen oder für welches Angebot nun eine Rechnung erstellt werden kann. Dabei verschwenden sie knappe Ressourcen für Tätigkeiten, die automatisiert ablaufen können. Auch und gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen, in denen sich die Inhaber oft selbst um die Buchhaltung kümmern müssen.
Es gibt einige wirklich einfache Tools auf dem Markt, um kaufmännische Abläufe systematisch und weitestgehend automatisiert abzubilden. Welches Tool Sie bevorzugen, ist mir egal, natürlich habe ich Erfahrung mit den gängigen Lösungen und eine Empfehlung für Sie. Dank einer Schritt-für-Schritt-Einleitung für Installation und für die üblichen Routinen kommen Sie auch ohne spezielle IT-Kenntnisse zum Ziel: Einführung digitale Buchhaltung.
“Machen ist wie wollen – nur krasser”
Jeder, der erfolgreich ein Unternehmen leitet, hat den Fokus auf seine Kernkompetenzen gelegt. In der knappen freien Zeit kümmert er/sie sich dann noch um das Personal und um die Kunden. Alles, was noch nicht mit eigenen Ressourcen erledigt werden kann, wird ausgelagert. Die Unternehmenszahlen sind auf Knopfdruck verfügbar.
Für die Buchführung gibt es die Steuerkanzlei. Aber je besser die Buchhaltung intern vorbereitet und je vollständiger sie ist, desto geringer sind die externen Kosten und die unnötigen Verluste durch entgangene Einnahmen.
Wurden alle Rechnungen geprüft und bezahlt? Sind alle erbrachten Leistungen abgerechnet worden? Haben säumige Kunden eine Mahnung auf dem Schreibtisch?
Da niemand um nervige Verwaltungstätigkeiten herumkommt, lohnt es sich, diese weitestgehend zu digitalisieren, zu automatisieren und ein klares System einzuführen. Sonst führen Medienbrüche zu manuellem Mehraufwand oder dazu, dass dieselbe Aufgabe mehrfach bearbeitet wird.
Wenn Sie Onlineportale (wie zum Beispiel Amazon) als Lieferanten haben, schicken diese ihre Rechnungen gar nicht mehr per eMail oder Post. Aber auch diese Rechnungen werden zukünftig vollautomatisch an ihr eigenes System übergeben, es erfolgt die Prüfung, Zahlung, GOBD-konforme Archivierung und dann werden die Rechnungen für der Buchhaltung bereitgestellt. Das spart Zeit und Geld und Nerven.
Ein Portal kümmert sich automatisch auch um andere Eingangsrechnungen und verkürzt so den Freigabeprozess, der zum Teil über mehrere Schreibtische läuft. Zu prüfende Rechnungen stehen zeitgleich allen Verantwortlichen ortsunabhängig zur Verfügung. Das Unternehmen spart Geld, denn je mehr Belege verarbeitet werden müssen, umso mehr potenziert sich der Aufwand im Gegensatz zum automatisierten System. Dort bleibt der Aufwand bei steigender Anzahl Rechnungen etwa gleich. Einsparungen von 50% Zeit sind üblich, 80-90% sind möglich.
Werden die Ausgangsrechnungen digital erstellt und versandt, dann spart man sich nicht nur die Portokosten: Automatisierte Erstellung, Versand und die Übergabe der Rechnungen an die Buchhaltung machen den Prozess rund. Fehler werden deutlich reduziert.
- Anbindung an eine zentrale Plattform wie DATEV Unternehmen online
- Prozessoptimierung mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GOBD
- Immer mehr Steuerkanzleien unterstützen ihre Mandanten bei der Auswahl und Umsetzung. Steffi Krüger Consulting kann den gesamten Umstellungsprozess begleiten.
Je nach Bedarf können zusätzliche Prozesse digitalisiert werden, wie zum Beispiel die Urlaubs- oder Schichtplanung oder die Zeiterfassung der Mitarbeiter für Kunden/Projekte.
Manuelle Übertragung und doppelte Erfassung entfallen. Auch das Steuerbüro freut sich in der Regel über vollständige, sauber aufbereitete PDF-Dateien und digitale Kontoauszüge.
Machen ist wie wollen – nur krasser. Es ist wichtig, in die Umsetzung zu gehen. Dabei möchte ich Sie unterstützen.
Steffi Krüger, Fraupapierlose
https://steffi-krueger.com/
